Làm thế nào để hình thành thói quen tiết kiệm, nhất là tiết kiệm văn phòng phẩm ở PC Quảng Nam? Một vấn đề tưởng chừng như rất nhỏ nhưng gắn liền với ý thức và thói quen hàng ngày của mỗi người. Thay đổi tư duy và những thói quen lãng phí văn phòng phẩm sẽ góp phần hình thành ý thức tiết kiệm trong mỗi người tại PC Quảng Nam. Để xây dựng được thói quen đó, từ Ban thường vụ Đảng ủy Công ty đến Lãnh đạo Công ty đã quán triệt trong toàn thể đảng viên và người lao động phải phấn đấu “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”. Một trong những đức tính đáng quý của Chủ tịch Hồ Chí Minh là tính tiết kiệm. Tiết kiệm theo Bác là “không xa xỉ, không hoang phí, không bừa bãi” nhưng cũng “không phải là bủn xỉn, tiết kiệm không phải ép nhịn ăn, nhịn mặc mà chi tiêu ở những việc cần thiết, thể hiện nếp sống văn minh”. Có nhiều cách để đạt được điều này không phải bằng cách giảm mua sắm vật dụng cho Công ty, nhưng bằng cách giảm lãng phí, lạm dụng vật tư văn phòng và văn phòng phẩm.
Theo đó, Công ty đã ban hành quy định về việc tiết kiệm văn phòng phẩm, quy chế quản lý xe, xăng dầu, mua sắm vật tư thiết bị, tạo cho các đơn vị chủ động trong quản lý và tiết kiệm chi phí. Việc khoán chi phí văn phòng phẩm theo quý, năm là một trong những hình thức tạo cho các điện lực trực thuộc chủ động và hoạch định được chi phí hợp lý; đồng thời cũng giúp đơn vị xây dựng được định mức sử dụng hợp lý văn phòng phẩm cũng như các vật tư khác trong sản xuất - kinh doanh. Đối với CBCNV khối Văn phòng, Công ty giao số lượng cụ thể cho từng nhân viên, phòng ban. Do đó, mỗi người sẽ có ý thức hơn trong việc sử dụng văn phòng phẩm trong hạn mức đã quy định.
Văn phòng phẩm được sử dụng nhiều nhất ở Công ty hiện nay vẫn là giấy. Do vậy, Công ty quán triệt cho mỗi CBCNV phải luôn tiết kiệm từng tờ giấy, những giấy in bị lỗi, còn mặt trắng vẫn sử dụng vào việc khác; các văn bản, quy định, quy trình, sử dụng nội bộ đều được in trên giấy 02 mặt, kiểm tra cẩn thận văn bản trên máy tính trước khi in. Công ty cũng tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin qua việc sử dụng phần mềm dùng chung e-office, email…vào công tác quản lý văn phòng, hạn chế in, sao văn bản. Việc tái sử dụng giấy vừa tiết kiệm chi phí, lại vừa bảo vệ môi trường.
Công ty cũng khuyến khích mọi người chia sẻ những vật dụng có thể dùng chung được như: Kẹp ghim, giấy note, cặp giấy, kéo… Cách làm này giúp tận dụng tối đa văn phòng phẩm, giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.
Bên cạnh việc kiểm soát về số lượng và chi phí thì khi mua văn phòng phẩm, Công ty cũng quan tâm đến chất lượng, độ bền của văn phòng phẩm nên thường chọn những hãng có uy tín, cho dù giá có thể cao hơn. Vì việc mua văn phòng phẩm giá rẻ chỉ giúp tiết kiệm được chi phí trước mắt, nhưng về lâu dài, những đồ văn phòng phẩm này rất dễ hư hỏng, thiếu tính chuyên nghiệp và gây tốn thêm chi phí mua mới. Chi phí mua đi mua lại các sản phẩm giá rẻ kém chất lượng còn hao phí nhiều hơn so với việc ngay từ đầu chọn mua một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn có uy tín…
Chị Trương Thị Châu – Nhân viên văn thư Công ty cho biết: Là nhân viên văn thư nên chị sử dụng rất nhiều giấy và mực in vào việc in và photo văn bản của Công ty. Nên bản thân chị rất ý thức trong việc sử dụng giấy. Đa số những văn bản in để lưu trữ chị đều in hai mặt, hạn chế in một mặt. Mặt khác, chị luôn tận dụng lại ghim giấy, những giấy dán trên tập hồ sơ. Đối với mực in, chị hạn chế sử dụng mực mới, dùng mực đổ nếu thấy vẫn còn tốt. Chị chia sẻ, nếu mỗi người đều có ý thức tiết kiệm những cái nhỏ như vậy sẽ giúp Công ty tiết kiệm được số lượng lớn chi phí trong việc mua sắm văn phòng phẩm.
Việc quản lý văn phòng phẩm ở PC Quảng Nam rất chặt chẽ. Theo đó, việc cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban Công ty đều quản lý trên chương trình máy tính. Ngày đầu quý các phòng ban vào chương trình để đăng ký. Trên cơ sở số lượng và định mức chi phí cho các phòng ban, Lãnh đạo Công ty sẽ duyệt số lượng, nếu thấy phòng ban nào vượt mức chi phí quy định sẽ điều chỉnh để phù hợp.
Tiết kiệm văn phòng phẩm không chỉ làm giảm chi phí cho Công ty mà còn giảm đáng kể thời gian sàng lọc, tiêu hủy những tài liệu không cần thiết, đem lại lợi ích về kinh tế, đồng thời góp phần nâng cao ý thức của mỗi CBCNV, tạo ra hệ ý thức tiết kiệm không chỉ đối với văn phòng phẩm mà còn là tiết kiệm điện, nước, xăng…Đó cũng là một trong những yếu tố cần thiết hình thành nên nét văn hóa doanh nghiệp PC Quảng Nam.