Vậy làm cách nào để chúng ta có thể giải quyết sạch sẽ mọi công việc vào thứ năm, để ngay từ thứ Sáu là đã có thể ung dung thong thả nghỉ ngơi và nạp năng lượng cho tuần tiếp theo?
Đây hoàn toàn là điều bạn có thể làm được nếu chịu khó làm theo 4 bí quyết sau đây:
1. Lên lịch làm việc một cách có chủ đích
Bạn cần lên mục tiêu rằng phải biến ngày thứ Sáu thành một “ngày thừa” trong tuần làm việc của bạn, một ngày mà bạn đã làm xong hết mọi việc và cảm thấy không còn phải vướng bận gì cả.
Để thực hiện điều này, dĩ nhiên đầu tiên bạn sẽ phải tránh việc sắp đặt các cuộc họp hay cuộc gọi điện thoại quan trọng vào ngày thứ Sáu, để mang lại một khoảng thời gian rảnh rỗi thật dài và không bị gián đoạn.
Dustin Moskovitz - nhà đồng sáng lập Facebook và hiện là CEO của Asana, cũng đưa ra chính sách tương tự tại công ty của mình, nhưng thay vì là thứ Sáu thì ông chọn ngày thứ Tư. Dustin nói: “Không phân biệt bạn là nhân viên hay sếp, trong tuần làm việc, mọi người đều phải có một ngày rảnh rỗi, không bận bịu. Đây là một công cụ vô giá để đảm bảo bạn có một ‘khoảng thở’ cho công việc”.
Việc lập kế hoạch một cách có chủ đích này cần được áp dụng trong suốt tuần làm việc của bạn. Để thiết lập một ngày thứ Sáu trống lịch, bạn cũng sẽ phải cần để ý đến lịch trình của bạn ở những ngày khác trong tuần.
Điều quan trọng là bạn phải luôn thường xuyên kiểm tra lịch làm việc để xác định xem mình có đang ôm đồm quá nhiều thứ không. Có như vậy, bạn mới có thể điều tiết thời gian làm việc phù hợp với khối lượng công việc của bản thân.
2. Tập trung vào những công việc cần ưu tiên
Không ít người trong chúng ta đã gặp hoàn cảnh này: Bạn bắt đầu tuần làm việc mới với một mớ danh sách những việc cần phải làm đã được lên kế hoạch cẩn thận. Nhưng khi ngày thứ Sáu gõ cửa, bạn cuống cuồng nhận ra rằng mình hầu như chưa thực hiện điều gì cả.
Trong cả tuần, bạn đã bị cuốn quá sâu vào những tình huống khẩn cấp bất ngờ nảy sinh, và kết quả là chẳng có thời gian làm những gì đã lên kế hoạch.
Tác giả Stephen R. Covey của cuốn sách nổi tiếng 7 thói quen của người thành đạt cho biết: “Hầu hết chúng ta thường dành quá nhiều thời gian cho những việc khẩn cấp, và không đủ thời gian cho những công việc quan trọng”.
Những người có thể giải quyết hết mọi công việc trước ngày thứ Sáu là những người biết cách sắp xếp ưu tiên một cách hiệu quả. Nhiều người trong số họ sử dụng bộ ma trận quản lý thời gian được phát triển bởi Covey để điều chỉnh lịch làm việc và tập trung vào những điều thực sự quan trọng.
Sẽ có khoảng cách giữa việc bạn đang sử dụng thời gian như thế nào và việc bạn nên dùng thời gian như thế nào. Nếu bạn muốn trống lịch vào thứ Sáu, bạn sẽ cần phải liên tục đánh giá các ưu tiên của bản thân và đảm bảo dồn năng lượng của mình vào những việc thực sự cần làm.
3. Bỏ ngoài tai những phiền nhiễu
Thực tế mà nói, để có được hiệu suất tối đa trong công việc, bạn cần phải tối đa hóa hiệu suất từng phút từng giây của bản thân. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải giảm thiểu phiền nhiễu càng nhiều càng tốt.
Nếu bạn không thể tập trung vào công việc bởi những cuộc điện thoại hay những câu chuyện tán dóc của mọi người trong văn phòng, hãy cố gắng tìm một chỗ yên tĩnh hơn để bạn có thể tịnh tâm trong công việc.
Và còn một loại phiền nhiễu nữa mà bạn sẽ phải để ý: email. Hãy đóng cửa sổ email lại, đừng bận tâm đến tiếng chuông báo có email mới.
Bạn có thể học theo CEO Tom Patterson của hãng thời trang Tommy John, thông báo cho mọi người biết rằng bạn chỉ xem email vào một thời điểm nhất định trong ngày. Bằng cách đó, bạn sẽ bớt cảm thấy bị cám dỗ về việc phải liên tục kiểm tra hộp thư đến của mình.
4. Tìm ra lối tắt trong công việc
Đầu tiên, hãy nhớ rằng đi tìm lối tắt không có nghĩa là làm ẩu, làm qua loa cho xong chuyện, mà là làm việc có hiệu quả hơn và ít tốn công hơn.
Đối với những người thành công, kết quả là ưu tiên hàng đầu của họ, tuy họ cũng luôn tìm tòi cách giảm thiểu thời gian bỏ ra xuống mức ngắn nhất có thể. Bây giờ, hãy nhìn lại lịch làm việc hoặc cách thức làm việc của bản thân. Liệu bạn có đang phung phí thời gian vào những công việc không cần thiết?
Có lẽ đó là một bộ tài liệu mà bạn phải làm định kỳ. Hãy tạo sẵn một bảng mẫu (template) trong Word hay Excel để bạn đỡ tốn thời gian gõ bàn phím. Có một mẫu email nào đó mà bạn hay sử dụng? Hãy tạo sẵn một câu trả lời mẫu để bạn có thể sử dụng trong lần tới. Có một công việc lặt vặt mà bạn cần phải hoàn thành hàng ngày hoặc hàng tuần? Hãy xem thử liệu có cách nào đó để tự động hóa công việc này.
Những thay đổi này nghe chừng có vẻ nhỏ, nhưng nếu mỗi ngày bạn tiết kiệm được 15 phút, thì có nghĩa là đến thứ Sáu bạn đã có thêm một tiếng đồng hồ rảnh rỗi.
Thoạt đầu ai cũng nghĩ rằng nếu chỉ làm 4 ngày/tuần thì không đủ thời gian để xong việc. Tuy nhiên nhiều trường hợp thực tế cho thấy chế độ làm việc này đã được chứng minh là làm tăng năng suất, tăng sự tập trung với công việc và nhân viên sẽ cảm thấy hạnh phúc nhiều hơn.
Các nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng việc tăng thời gian làm việc không đồng nghĩa với việc gia tăng năng suất. Nếu phải làm việc quá một mức nào đó, năng suất của chúng ta sẽ nhanh chóng tụt xuống và không mang lại được gì cả.
Ngay cả khi văn phòng của bạn không có chế độ làm việc 4 ngày/tuần, bạn vẫn có thể chủ động tìm cách giải quyết hết mọi công việc từ thứ Hai đến thứ Năm, để rồi ung dung tận hưởng ngày thứ Sáu trống lịch và nạp năng lượng cho những việc quan trọng khác.
Cứ thử đi, rồi bạn sẽ thấy những ngày cuối tuần của mình kéo dài hơn và được tận hưởng trọn vẹn hơn.