Ông Nguyễn Nguyên Thy – Chánh văn phòng Công ty Thủy điện Ialy
Tiết kiệm phải trở thành ý thức trong mỗi người lao động
Tiết kiệm văn phòng phẩm không chỉ làm giảm chi phí doanh nghiệp mà còn giảm đáng kể thời gian sàng lọc, tiêu hủy những tài liệu không cần thiết, đưa tiêu chí thực hành tiết kiệm trở thành một phần trong xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi cán bộ công chức, viên chức và đoàn viên chi đoàn Công ty Thủy điện Ialy luôn nêu cao ý thức tự giác thực hành tiết kiệm trong quản lý hành chính đặc biệt là văn phòng phẩm bằng những việc làm cụ thể:
- Công ty đã ban hành quy chế khoán chi phí văn phòng phẩm cho từng bộ phận, cá nhân trong Công ty để triệt để tiết kiệm văn phòng phẩm
- Tổ chức điều hành công việc đến từng bộ phận, cá nhân qua mạng Intranet. Hạn chế in, photo văn bản, tài liệu.
- Các văn bản, quy định, quy trình, sử dụng nội bộ đều được in trên giấy 02 mặt, kiểm tra cẩn thận văn bản trên máy tính trước khi in. Quản lý nghiêm quy định đổ mực thay, hộp mực máy in, tái sử dụng ghim, kẹp…
Tất cả những giải pháp trên sẽ hiệu quả hơn rất nhiều nếu mỗi CBCNV đều sử dụng văn phòng phẩm một cách có ý thức và trách nhiệm. Từ đó, từng bước hình thành “Văn hóa tiết kiệm” trong Công ty. Từ khi áp dụng và khuyến khích CBCNV sử dụng văn phòng phẩm hợp lý, Công ty Thủy điện Ialy tiết kiệm được 30% số lượng văn phòng phẩm mỗi năm, lượng tiêu thụ giấy in cũng giảm đáng kể, ghim, kẹp tài liệu được tái sử dụng triệt để trong 11 phòng ban tại Công ty.
Bà Trần Thị Diệu Huyền, cán bộ Văn phòng, Công ty Điện lực Lâm Đồng
Tiết kiệm văn phòng phẩm là góp phần vào việc tối ưu hóa chi phí và bảo vệ môi trường
Công ty Điện lực Lâm Đồng đã ban hành Quy định về tiết kiệm văn phòng phẩm, giao định mức chi phí và kế hoạch lợi nhuận, Quy chế quản lý xe, xăng dầu, mua sắm vật tư thiết bị cho các đơn vị, tạo cho các đơn vị chủ động trong quản lý và tiết kiệm chi phí.
Công ty triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (eoffice, email, trang thông tin điện tử, mạng Lan…) vào công tác quản lý văn phòng, hạn chế in, sao văn bản.
Đối với văn phòng phẩm, Công ty luôn tiết kiệm từng tờ giấy, những giấy in bị lỗi, còn mặt trắng vẫn sử dụng vào việc khác; khi in phải in hai mặt, photo thì vận dụng photo ghép mặt, bút xóa khi dùng hết không vất đi mà giữ lại chỉ thay ruột bên trong, văn phòng phẩm thì chia theo quy định một quý mua một lần. Đặc biệt là việc áp dụng CNTT vào công việc hạn chế in trên giấy, điều hành chủ yếu thông qua mail giúp công ty giảm thiểu sử dụng nhiều gam giấy mỗi tháng. Những thói quen tiết kiệm khác cũng khiến lượng văn phòng phẩm phải mua mỗi quý giảm dần, không vượt mức khoán quy định đơn vị được duyệt mỗi năm mà vẫn đảm bảo số lượng sử dụng cho từng bộ phận, từng cá nhân. Thực hiện sự chỉ đạo của Tập đoàn và của Tổng công ty là tối ưu hóa chi phí, nên tiết kiệm văn phòng phẩm là tiết kiệm chi phí cho Công ty, góp phần bảo vệ môi trường…
Ông Lê Xuân Hoan, Chuyên viên Văn phòng, Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia
Tiết kiệm văn phòng phẩm tạo nên nếp sống văn minh.
Làm thế nào để hình thành thói quen tiết kiệm, nhất là tiết kiệm văn phòng phẩm, một vấn đề tưởng chừng như rất nhỏ nhưng gắn liền với ý thức và thói quen hàng ngày của CBCNV tại mỗi doanh nghiệp. Cần bắt đầu từ những việc làm đơn giản nhất như in hai mặt, tái sử dụng ghim, kẹp, khoán chi phí và lượng dùng phù hợp đối với đặc thù của từng bộ phận, từng đơn vị… Nhiều người có thói quen vứt bỏ một tệp tài liệu vào sọt rác khi nó đang được kẹp bằng những chiếc kẹp to, nhỏ khác nhau. Thay đổi tư duy và những thói quen lãng phí vật tư, dù là nhỏ nhất cũng góp phần hình thành ý thức tiết kiệm trong mỗi người.
Bên cạnh đó, việc khoán chi phí văn phòng phẩm theo quý, theo năm là một trong những hình thức tạo cho các đơn vị chủ động và hoạch định được chi phí hợp lý của đơn vị mình. Đồng thời cũng giúp doanh nghiệp xây dựng được định mức sử dụng hợp lý văn phòng phẩm cũng như các vật tư khác trong sản xuất- kinh doanh. Tiết kiệm văn phòng phẩm không chỉ đem lại lợi ích về kinh tế, là lợi ích có thể nhìn thấy được, mà còn góp phần nâng cao ý thức của mỗi người, tạo ra hệ ý thức tiết kiệm không chỉ đối với văn phòng phẩm mà còn là tiết kiệm điện, nước, xăng…và đó cũng là một trong những yếu tố cần thiết hình thành một phần văn hóa doanh nghiệp.