Khi bạn lập một danh sách – dù đó là danh sách thực phẩm cần mua hay danh sách những việc cần làm – bạn sẽ tập hợp được tất cả những thứ cần ưu tiên vào một nơi. Nhưng cũng chính danh sách này có thể gây nên sự lo âu cho bạn. Danh sách càng dài thì bạn càng có xu hướng né tránh nó vì biết rằng phải cần rất nhiều nỗ lực để có thể hoàn tất hết mọi thứ.
Tuy nhiên, bạn sẽ đạt được hiệu suất cao hơn trong công việc nếu thường xuyên xem qua danh sách những việc cần phải làm. Thói quen này sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian bị phí phạm trong một ngày làm việc – cho dù bạn không thể hoàn thành hết những việc trong danh sách.
Bạn đang giúp cho não “nhìn ra cơ hội”
Theo các nhà tâm lý, não của con người rất giỏi “lập kế hoạch cho cơ hội”. Điều này có nghĩa là khi bạn có một mục tiêu cụ thể và chủ động muốn đạt được mục tiêu đó, bạn sẽ có nhiều khả năng hơn để nhận ra những thứ có thể giúp bạn hoàn thành mục tiêu đó. Khi xem qua danh sách những việc cần làm, bạn sẽ nhớ đến điều mà bạn mong muốn nhất.
Đây cũng là cách chuẩn bị cho tâm trí của bạn sẵn sàng giải quyết các vấn đề. Chẳng hạn, khi tình cờ gặp một người quan trọng có thể giúp bạn hoàn tất một mục tiêu nào đó, bạn sẽ lập tức kết nối với người đó ngay. Kết quả là bạn sẽ giải quyết thêm nhiều hạng mục trong số những việc cần phải làm, cho dù bạn không hề mong đợi có thể sớm hoàn tất chúng.
Khi bạn đang thực hiện một dự án khó, thì việc kiểm tra danh sách những việc cần làm cũng rất hữu ích nếu bạn cần lấy ý kiến từ các cộng sự.
Tận dụng thời gian trống để giải quyết vấn đề
Ngày làm việc của bạn thường có nhiều thời gian trống trong lúc chuyển đổi từ sự kiện này sang sự kiện khác. Chẳng hạn, thời gian ngồi trên xe để đến một chi nhánh khác của công ty hay tham dự sự kiện nào đó. Nếu như bạn ý thức được những việc cần ưu tiên, bạn có thể dành vài phút để suy nghĩ và hành động. Bạn chỉ tận dụng được các khoảng thời gian trống này nếu như cảm nhận rõ về những việc đang còn dang dở.
Hơn nữa, thời gian biểu của bạn không phải lúc nào cũng chính xác. Một cuộc họp được lên kế hoạch kéo dài trong một giờ đồng hồ có thể kết thúc sớm hơn dự định 15 phút. Như thế, bạn bất ngờ có thêm 15 phút. Thường thì chúng ta hay dùng khoảng thời gian này để kiểm tra email, nhưng email có thể không phải là điều quan trọng nhất mà ta nên làm.
Bạn cũng có thể kiểm tra danh sách những việc cần làm trong khoảng thời gian này, nhưng khi bạn đọc danh sách này và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên thì có lẽ bạn đã mất gần hết khoảng thời gian vừa chợt có được. Còn nếu như luôn giữ thói quen nhìn qua danh sách này trong ngày làm việc và đã biết rõ những việc cần làm ngay, bạn sẽ lập tức bắt tay vào một việc gì đó quan trọng và tận dụng triệt để khoảng thời gian đó.
Vì thế, đừng cố giấu đi danh sách những việc cần làm chỉ vì sợ “nhìn vào đó sẽ gây căng thẳng thêm”. Càng biết rõ những việc nên làm ngay thì bạn sẽ càng thực sự làm tốt công việc và đến gần hơn mục tiêu đã đề ra.