Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là bạn phải từ chối làm sao để ứng viên vẫn có những ấn tượng tốt đẹp về công ty bạn. Bởi một ứng viên không phù hợp với công ty bạn ở thời điểm hiện tại không có nghĩa là sau này cũng không. Và biết đâu trong tương lai họ có thể trở thành đối tác hoặc khách hàng của công ty bạn thì sao?
Vậy nên, hãy từ chối các ứng viên thật khéo léo bằng 4 lời khuyên dưới đây bạn nhé.
1. Không từ chối ứng viên trực tiếp ngay sau cuộc phỏng vấn
Có thể ngay sau phỏng vấn bạn đã biết được ứng viên đó thật sự không phù hợp với vị trí mà công ty mình đang tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn cũng đừng vì thế mà thẳng thừng từ chối ứng viên ngay. Bởi lúc này ứng viên chưa được chuẩn bị về mặt tâm lý nên việc từ chối trực tiếp sẽ làm tổn thương cái tôi của họ.
Không chỉ là buồn, thất vọng về bản thân, việc từ chối trực tiếp còn khiến ứng viên bị ám ảnh thất bại và vô tình gây ác cảm với công ty bạn. Thậm chí sau nhiều năm ứng viên cũng không muốn ứng tuyển vào công ty của bạn nữa và ngay cả các cơ hội hợp tác kinh doanh họ cũng sẵn sàng từ chối.
Do đó thay vì từ chối ứng viên trực tiếp trong buổi phỏng vấn nhà tuyển dụng nên khéo léo để ứng viên biết mình chưa đủ trình độ và kinh nghiệm cho vị trí tuyển dụng bằng cách thẳng thắn chia sẻ mặt thiếu sót, chưa đáp ứng được nhu cầu thực tại. Điều này không chỉ giúp ứng viên rút ra được nhiều kinh nghiệm cho các lần phỏng vấn tiếp theo mà còn giúp họ cảm thấy được sự quan tâm, sự nhiệt tình từ người phỏng phấn là đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.
Nhà tuyển dụng cũng có thể gợi ý và khuyến khích ứng viên tham gia các khóa học nâng cao kiến thức và bổ trợ kĩ năng để họ có thể tiến xa hơn trong sự nghiệp.
Mặc dù chưa thành công trong lần phỏng vấn này nhưng với những chia sẻ và trao đổi thắng thắn, chân thành chắc chắn các ứng viên sẽ nhanh chóng nguôi ngoai nỗi buồn và thay vào đó là một nhiệt huyết mạnh mẽ phấn đấu cho sự nghiệp. Và biết đâu trong tương lai người ứng viên đó sẽ trở thành khách hàng hoặc đối tác lớn của công ty cũng nhờ vào những thiện cảm và cách từ chối khéo léo từ buổi phỏng vấn.
2. Không từ chối ứng viên qua điện thoại
Nhiều nhà tuyển dụng cho rằng gọi điện thoại và thông báo cho ứng viên biết họ không được công ty lựa chọn là cách từ chối ứng viên lịch sự. Tuy nhiên trên thực tế điều này là hoàn toàn sai lầm, bởi theo các chuyên gia tâm lý việc điện thoại cho ứng viên thông báo kết quả họ không được chọn sẽ khiến người nghe cảm thấy rất khó xử khi phải tiếp tục nói chuyện với nhà tuyển dụng trong khi tâm trạng họ đang rất thất vọng.
Việc gọi điện thoại trực tiếp thông báo về kết quả của buổi phỏng vấn vừa gây khó khăn cho cả ứng viên lẫn nhà tuyển dụng. Thật vậy, một kết quả không vui, một cuộc trò chuyện gượng gạo chắc hẳn chẳng nhà tuyển dụng nào muốn thực hiện. Chưa kể đến việc nhà tuyển dụng sẽ không thể biết chính xác được đâu là thời gian ứng viên có thể tiếp chuyện. Việc này vô tình sẽ làm mất rất nhiều thời gian của cả nhà tuyển dụng và ứng viên mà kết quả thu lại cũng không được như mong muốn.
Do đó, thay vì gọi điện thông báo kết quả trực tiếp, nhà tuyển dụng có thể thông báo kết quả cho ứng viên thông qua email. Điều này vừa giúp ứng viên biết được kết quả nhanh, chính xác, chi tiết mà lại giúp họ tránh được những cảm xúc tiêu cực.
3. Tuyệt đối không dùng sự im lặng để từ chối
Không từ chối trực tiếp ngay tại cuộc phỏng vấn, không thông báo qua điện thoại nhưng nhà tuyển dụng cũng tuyệt đối không nên dùng sự im lặng để từ chối. Bởi hầu hết các ứng viên đều đặt rất nhiều tâm huyết và công sức vào buổi phỏng vấn: Họ phải tìm hiểu về công ty và vị trí tuyển dụng, thực hành các câu hỏi phỏng vấn... Họ cũng có thể phải xin nghỉ làm và dành nhiều thời gian và tiền bạc để đến phỏng vấn.
Do đó, nếu cảm thấy ứng viên chưa phù hợp bạn hãy thông báo cho họ biết ngay để họ có kế hoạch tìm kiếm công việc kịp thời. Đừng để ứng viên của bạn có những đánh giá sai về sự chuyên nghiệp và phong cách làm việc của công ty bạn. Một lời từ chối lịch sự và rõ ràng sẽ là cách hay để các nhà tuyển dụng duy trì ấn tượng tốt đẹp và chuyên nghiệp về công ty của mình trong mắt các ứng viên.
4. Điều chỉnh thư từ chối phù hợp với từng ứng viên
Như đã trình bày ở trên để từ chối ứng viên một cách khéo léo và tế nhị nhà tuyển dụng có thể sử dụng email để thông báo kết quả. Tuy nhiên, khi sử dụng email cảm ơn và thông báo kết quả nhà tuyển dụng cũng cần lưu ý một số điều. Đầu tiên là trong những tình huống tuyển dụng gấp, mọi sự từ chối của nhà tuyển dụng đều phải được điều chỉnh tương ứng với tình hình của các ứng viên.
Theo đó, tùy theo tuổi tác ứng viên mà nhà tuyển dụng có những cách xưng hô phù hợp trong email. Cách xưng hô và nội dung email cần đảm bảo tính trang trọng và nhấn mạnh được sự trân trọng và đánh giá cao năng lực của công ty bạn đối với ứng viên để họ không có những phản ứng tiêu cực ngay cả khi bị từ chối. Và một điều quan trọng nữa mà các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp cần ghi nhớ đó là nên gửi email cảm ơn và thông báo kết quả cho ứng viên trong thời gian sớm nhất.
Trên đây là tổng hợp các kinh nghiệm từ chối ứng viên khéo léo. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích được nhiều cho các nhà tuyển dụng trong việc tìm kiếm và chọn lọc nhân tài.