Giúp đỡ nhau trong công việc, đưa ra lời khuyên giúp mọi người thành công là điều tôi yêu thích và luôn muốn làm. Chính bản thân tôi khi còn trẻ, lúc mới bắt đầu sự nghiệp, cũng phải loay hoay tìm kiếm hướng đi cho mình và gặp rất nhiều trở ngại. Nếu không có đồng nghiệp và các bậc đàn anh chỉ dẫn, chắc tôi đã rất mệt mỏi và bế tắc.
Vấn đề là đôi khi mọi người lại khiến việc nhờ vả trở nên rất khó khăn hoặc thậm chí là khó chịu với người được nhờ, chỉ vì họ không biết cách làm sao cho đúng. Khi ai đó nhờ tôi giúp đỡ, họ hay đưa ra những yêu cầu mơ hồ và tôi không biết nên bắt đầu từ đâu. Ví dụ, tôi nhận được một email hỏi: “Tôi muốn ra khởi nghiệp kinh doanh riêng, vậy tôi nên làm gì đây?”. Câu hỏi này bao gồm quá nhiều phạm vi, rất nhiều khả năng và rất ít thông tin.
Khi người hỏi không biết rõ những gì cần hỏi, họ cũng sẽ không biết câu trả lời có đúng và phù hợp hay không. Tôi khuyến khích các bạn hỏi ngay khi cần, nhưng tốt hơn hết là nên hỏi đúng cách. Bạn có thể áp dụng những nguyên tắc sau trong nhiều tình huống để đạt được hiệu quả giao tiếp lẫn hiệu quả công việc cao nhất.
Hỏi đúng người đúng việc
Bạn sẽ không tìm được đúng câu trả lời nếu hỏi nhầm người. Ví dụ, nếu bạn hỏi chính trị gia về kinh nghiệm điều hành công ty khởi nghiệp, bạn sẽ nhận được lời động viên theo đuổi ước mơ thay vì cách làm sao để hoạt động với 5 nhân viên.
Khi gặp vấn đề, điều đầu tiên bạn nên nghĩ đến là người nào mới giúp được bạn. Kế đến mới là rà soát lại vấn đề để đặt câu hỏi.
Chuẩn bị sẵn 3 câu hỏi
Khi cần nhờ ai điều gì, tôi thường chuẩn bị sẵn 3 câu hỏi. Các câu hỏi này đưa ra 3 điều mà tôi cần được người khác hỗ trợ. Nếu có nhiều hơn 3 vấn đề thì người trả lời sẽ thấy mơ hồ. Bạn cũng không nên viết quá nhiều email rào trước đón sau kiểu “Tôi hỏi chị vài câu được không?” rồi sau đó mới lần lượt gửi câu hỏi. Việc này làm mất thời gian của cả hai. Nếu bạn chuẩn bị một nội dung ngắn gọn và rõ ràng sẽ hiệu quả hơn nhiều.
Hãy ngắn gọn và chi tiết
Không ai muốn trả lời những câu hỏi mở, nội dung mơ hồ hoặc có quá nhiều khía cạnh khác nhau khiến họ phải suy nghĩ tới lui trước khi trả lời. Khi đặt câu hỏi, tôi cố gắng ghi một cách ngắn gọn mọi thông tin cần thiết trong một email duy nhất để người đọc dễ dàng lướt qua toàn bộ nội dung. Tôi cũng đặt cho mỗi câu hỏi 3 gạch đầu dòng để liệt kê các thông tin liên quan.
Tìm hiểu trước khi hỏi
Rất nhiều người từng hỏi tôi cùng một câu hỏi. Tôi cũng là người thích viết và hay chia sẻ nên có rất nhiều bài viết về nhiều chủ đề khác nhau mà ai cũng có thể dễ dàng tìm kiếm trên mạng. Và nếu chịu tìm kiếm, chỉ trong vòng vài phút là bạn giải quyết được vấn đề. Hãy chịu khó tra cứu xem đã có ai giải quyết vấn đề này chưa, giải quyết như thế nào. Với những ai lười tìm hiểu, tôi cũng lịch sự trả lời bằng cách đính kèm đường link đến các bài viết hữu ích.
Nhắc nhớ một cách lịch sự
Thi thoảng người được nhờ quá bận rộn và không thể trả lời ngay những thắc mắc của bạn. Tình huống này đôi khi có thể làm bạn tức giận và tổn thương. Tuy vậy, bạn cũng cần thông cảm và hiểu rằng, giải quyết vấn đề cá nhân là việc của chính bạn chứ không phải của ai khác, và cũng không phải bạn bị “lơ” mà đơn giản là đồng nghiệp của bạn chưa có thời gian. Sau vài ngày chờ đợi, nếu chưa thấy phản hồi, bạn nên gửi mail nhắc nhớ một cách lịch sự nhất có thể.
Thái độ điềm tĩnh và cách cư xử lịch thiệp thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong môi trường công sở.