1. Đưa ra những ý chính, sau đó bổ sung chi tiết nếu cần thiết
Có thể sếp của bạn luôn bận rộn, có thể là không, nhưng có khả năng bà/ông ấy không muốn bỏ ra 10 phút để nghe hàng “tấn” thông tin dài dòng mà bạn đưa ra. Và ông/bà ấy cũng không muốn trong suốt 10 phút đó, vừa phải nghe bạn, vừa phải băn khoăn tự hỏi nguyên nhân gì dẫn tới việc mà bạn đang trình bày. Bởi thế, hãy bắt đầu bằng những ý chính, sau đó bổ sung thêm những chi tiết nếu cần thiết. Bằng cách đưa ra ý chính trước, sếp sẽ dễ theo dõi các chi tiết hơn, đồng nghĩa bạn sẽ nhận được câu trả lời có ích hơn từ sếp, và quan trọng là sếp sẽ không bị rơi vào một cuộc trao đổi mất thời gian và chẳng đem lại hiệu quả gì.
2. Nói thẳng thắn điều bạn cần
Bạn chỉ muốn thông báo với sếp một chuyện mà sếp cần phải biết? Hay bạn muốn sếp thông qua một việc nào đó? Hay bạn muốn sếp giao việc? Hãy nêu rõ điều mà bán muốn, để sếp biết chính xác bạn đang cần gì.
3. Chú ý tới cách thức giao tiếp mà sếp thích
Có thể bạn thích viết những báo cáo dài dòng, nhưng nếu sếp chỉ thích một bản báo cáo ngắn gọn với những gạch đầu dòng rõ ràng, hoặc một cuộc trao đổi trực tiếp. Hãy ưu tiên cách giao tiếp mà sếp thích. Một điều quan trọng nữa là bạn phải chú ý tới thời điểm phù hợp để đưa ra vấn đề với sếp. Nếu bạn biết sếp luôn bận rộn vào các buổi sáng thứ Hai và hiếm khi kiểm tra email, hoặc sếp hiếm khi có thời gian để nói chuyện trừ khi bạn sắp xếp một cuộc họp, thì tốt nhất đừng làm phiền sếp vào những thời điểm như thế. Thay vào đó, chọn lúc sếp “ngơi” việc hãy nói, hoặc hẹn trước với sếp.
4. Chú ý lượng thông tin mà sếp cần
Một số vị sếp muốn nghe tất cả thông tin nền và mọi lựa chọn mà bạn xem xét, cũng như lý do tại sao. Một số sếp khác chỉ muốn nghe những nét cơ bản và không có đủ kiên nhẫn để nghe những chi tiết phụ. Đôi khi, lượng thông tin mà sếp cần còn tùy thuộc vào bối cảnh. Chẳng hạn, sếp có thể không quan tâm đến tất cả những lựa chọn mà bạn xem xét khi mua một chiếc máy in mới, nhưng sếp lại có thể rất quan tâm tới việc bạn sẽ đề xuất gì khi đưa ra một dòng sản phẩm mới của công ty.
5. Giữ thái độ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc của bạn
Ngay cả khi bạn giận dữ hoặc xúc động, bạn chỉ có thể đạt được kết quả tốt từ cuộc trao đổi với sếp nếu bạn giữ được sự bình tĩnh. Nếu sếp cho rằng bạn là người suy nghĩ thấu đáo và khách quan, sếp sẽ tin tưởng hơn vào những gì bạn nói.
6. Nói rõ thành kiến của bạn
Hầu hết các nhà quản lý đều đọc được ý nghĩ của bạn khi bạn không thẳng thắn với họ hoặc đang tìm cách đạt được một mục đích nào đó mà bạn không muốn nói thẳng ra. Tuy nhiên, nếu bạn đặt lên bàn tất cả những điều đó khi trao đổi với sếp, và thậm chí thừa nhận những thành kiến của riêng bạn, sếp sẽ thực sự tin tưởng bạn. Chẳng hạn, nếu bạn có một người đồng nghiệp khó chịu, người luôn tìm cách đùn đẩy công việc cho bạn, rất dễ để bạn “tố cáo” anh/cô ấy là một nhân viên tồi hoặc vô dụng, vì bạn bị làm phiền. Nhưng nếu bạn đánh giá trung thực và khách quan về những ý tưởng của anh/cô ấy, hoặc công nhận những ý tưởng đó nếu đó là ý tưởng tốt, bất chấp sự khó chịu của mình, thì bạn sẽ chứng tỏ cho sếp thấy ưu tiên của bạn là sự trung thực và khách quan, không phải để thúc đẩy lợi ích riêng. Kết quả là ý kiến của bạn được sếp tôn trọng, và bất kỳ mục tiêu nào mà bạn đưa ra có thể được chấp nhận dễ dàng hơn.
7. Nghĩ về bức tranh lớn
Nếu sếp của bạn là một sếp giỏi, ông/bà ấy sẽ luôn nghĩ về đại cục. Chẳng hạn, bạn có thể chỉ nghĩ đề xuất xin làm việc ở nhà vào ngày thứ Sáu sẽ ảnh hưởng ra sao tới bạn, nhưng sếp cần phải nghĩ xem việc đó ảnh hưởng tới cả ê kíp như thế nào. Nếu bạn tiếp cận vấn đề với cùng góc nhìn, bạn sẽ có thể nghĩ ra trước được những giải pháp để giải quyết lo ngại mà sếp có thể có, và ngăn chặn trước những lo ngại đó, cũng như xác định được xem điều gì nên đề xuất với sếp, điều gì không. Và bằng cách trao đổi trực tiếp về những điều mà sếp quan tâm, bạn sẽ cho sếp thấy là “tôi hiểu vấn đề”, từ đó sẽ giúp bạn dễ đạt được mục tiêu hơn.
Hãy cố gắng bằng kỹ năng của mình có thể làm sếp lắng nghe bạn nói, ý kiến của bạn, nhất là đối với sếp khó tính bạn cần phải giao hòa hơn. Chúc bạn thành công.