Chuyên gia Laura Vanderkam, tác giả hai quyển sách bán chạy tại Mỹ là "Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done" và "What the Most Successful People Do Before Breakfast" đã liệt kê 5 "thủ phạm" phổ biến để nhận diện và khắc phục.
Những cuộc họp vô nghĩa
Chắc chắn bạn từng trải qua những cuộc họp mà không giải quyết được vấn đề gì. Nếu là người quyết định triệu tập một cuộc họp, thay vì tự hỏi "Tôi có rảnh không?" thì hãy hỏi "Tại sao cần có cuộc họp này?". Laura Vanderkam nói rằng, cuộc họp mà không thay đổi được chuyện gì thì đừng phí thời gian để tiến hành nó.
Trả lời email ngay lập tức
Nhiều người, đặc biệt là người giữ vai trò quản lý có động lực kiểm tra và trả lời email suốt ngày. Xét cho cùng, tất cả cũng vì lo lắng có vấn đề quan trọng hay khẩn cấp nằm trong thư. Tuy nhiên, kiểm tra email quá thường xuyên cũng có thể khiến thời gian bị lãng phí nghiêm trọng.
Hãy giãn thời gian kiểm tra email để tập trung vào công việc. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo cách làm của chuyên gia năng suất Chris Bailey. Ông cài email trả lời tự động rằng ông thường kiểm tra email mỗi ngày một lần vào lúc 15h và đề xuất email khác, chuyên nhận thư trong trường hợp đặc biệt hay khẩn cấp.
Đặt báo thức nhiều lần
Bạn muốn có thêm 10 phút trước khi thức dậy buổi sáng? Đó là lý do bạn bật báo thức nhiều lần. Tuy nhiên, theo các chuyên gia về giấc ngủ thì đây là thói quen có hại hơn là có lợi. Thay vào đó, hãy đặt báo thức một lần và thức dậy đúng giờ đó.
Laura Vanderkam cũng cho rằng giấc ngủ ngắn bởi báo thức nhiều lần là một điều tồi tệ với sức khỏe. Bạn ngủ trở lại nhưng không đủ sâu và nếu có thức luôn thì lại lãng phí thời gian ngủ để hồi phục năng lượng. Thay vào đó, hãy tận dụng những giây phút ngủ sâu đến cuối cùng và thức giấc đúng giờ báo thức.
Đi tìm đồ thất lạc
Nghe có vẻ hài hước nhưng một nghiên cứu cho biết trung bình một người Mỹ lãng phí 2,5 ngày mỗi năm để tìm đồ thất lạc, từ điện thoại, ví tiền đến chìa khóa, mắt kính. Quan trọng hơn, nó gây ra hiệu ứng nhỏ giọt. 60% đi làm trễ vì mất đồ, 49% bỏ lỡ cuộc hẹn và 22% bở lỡ chuyến tàu, xe, máy bay cũng vì mất đồ và đi tìm chúng.
Để không lãng phí thời gian, tốt nhất là đừng bị mất đồ. Vanderkam khuyên những thứ sử dụng thường xuyên cần luôn nằm đúng vị trí của nó. Ví dụ giày, chìa khóa, kính râm và áo khoác đặt ở cửa ra vào trong khi điện thoại nằm ở ổ sạc điện. Nguyên tắc là bất cứ vật nào được lấy đi khỏi nhà thì phải được trả về đúng nơi như vòng lặp tuần hoàn.
Lên lịch làm việc vào buổi sáng
Dành thời gian đầu ngày để lên lịch làm việc nghe có vẻ là một cách để nâng cao năng suất. Nhưng đối với chuyên gia Vanderkam, nó chẳng khác gì việc hao phí năng lượng và thời gian của não bộ.
Nguyên nhân bởi hầu hết mọi người thường có nhiều năng lượng và sự tập trung nhất vào buổi sáng. Vì vậy, dùng nó ngồi nghĩ xem nên làm việc gì trước chẳng khác nào bạn phí phạm thời điểm quý giá này. Thay vào đó, thời điểm lý tưởng để lên lịch làm việc cho một ngày chính là buổi tối hôm trước.