1. Văn phòng không giấy là gì?
Văn phòng không giấy hay còn gọi là văn phòng số, được hiểu cơ bản là, trong mô hình văn phòng này, các văn bản được in/viết bằng giấy sẽ được thay thế bằng các dữ liệu số hoá được lưu trên máy tính và các phần mềm ứng dụng tiện lợi cho kết nối, quản lý và thực hiện công việc thông qua nền tảng Internet. Văn phòng số là sản phẩm của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, tạo ra văn phòng mới thay thế cho văn phòng, công sở truyền thống gắn liền với quan niệm công việc văn phòng luôn phải gắn với nhiều giấy tờ, thủ tục, sự chờ đợi được xem xét, ký phê duyệt…
Ở Việt Nam hiện nay, văn phòng không giấy đang hoặc sẽ là một môi trường, điều kiện và công cụ không thể thiếu để thực hiện chuyển đổ số thành công từ các doanh nghiệp, tổ chức đến các địa phương, ngành và quốc gia theo chiến lược, kế hoạch chuyển đổi số đã ban hành. Văn phòng số có thể tạo hiệu quả, lợi ích, giá trị mà không một văn phòng giấy tờ hiện đại nào có thể so sánh được nên việc kiến tạo mô hình này không chỉ được các DN kinh doanh thực hiện mà còn là một giải pháp chung để thực hiện nền kinh tế số, chính phủ số và xã hội số.
2. Các bước chuyển đổi số và văn phòng không giấy
Văn phòng không giấy chỉ có thể đem lại đầy đủ các lợi ích và tác động tích cực như trên khi nó được gắn với quá trình chuyển đổi số (CĐS) của DN. Ngược lại, là một bộ phận và sản phẩm của CĐS, nó có vai trò kiến tạo môi trường làm việc số và thúc đẩy quá trình CĐS hệ thống thành công.
Như nhiều nhà khoa học và quản lý thực tế đã chỉ ra, nhân tố con người chiếm tới 70% sự thành công của CĐS; cần bắt đầu từ sự đổi mới nhận thức, tư duy và quyết tâm thực hiện theo kế hoạch của lãnh đạo, sự hỗ trợ của văn hoá doanh nghiệp (VHDN) để xây dựng thói quen, phương thức và lề lối làm việc mới trong nguồn nhân lực; yếu tố công nghệ, thiết bị chỉ có vai trò dưới 30%. Quy trình CĐS, theo GS. Hồ Tú Bảo gồm 6 bước theo hình dưới đây, bắt đầu từ sự thay đổi nhận thức và tư duy về cách thức làm việc hiện tại:
3. Một số giải pháp cụ thể
Xây dựng mô hình văn phòng không giấy cần được coi là một công việc, nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch hành động CĐS của DN; lãnh đạo cần tập trung quản trị 5 nhiệm vụ và giải pháp dưới đây:
(1) Đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ
Không nên suy nghĩ đơn giản rằng mọi nhân viên đều sẵn sàng cho việc tìm hiểu và thực hiện các biện pháp giảm thiểu việc sử dụng giấy của họ. Họ cần được đào tạo, hướng dẫn rõ ràng để có một tâm thế sẵn sàng chuyển đổi sang một phương thức làm việc mới; để có thể làm quen và học tập làm chủ các phần mềm công nghệ trong việc viết báo cáo, đề nghị, soạn thảo công văn, tờ trình, đến những việc khó hơn như xây dựng các đề án, kế hoạch hành động…
Trong các phần mềm văn phòng số đã có các quy trình thực hiện công việc một cách tối ưu và một số biểu mẫu để nhân viên thực hiện công việc chuẩn và nhanh. Tuy nhiên, số biểu mẫu, văn bản mẫu có sẵn thường không đủ cho các công việc, nhiệm vụ đa dạng của tổ chức. Trong trường hợp này, cần yêu cầu nhà cung cấp phần mềm bổ sung theo yêu cầu hoặc hỗ trợ bạn chuyển từ các mẫu có sẵn văn phòng truyền thống sang văn phòng số.
(2) Chuyển từ tủ tài liệu sang hệ thống lưu trữ trực tuyến
Việc triển khai mô hình văn phòng không giấy tờ là một phần của quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư hạ tầng IT và phần mềm quản lý tài liệu hiện đại thay thế các tủ đựng hồ sơ thủ công. Hệ thống lưu trữ trực tuyến an toàn hơn so với giấy vì nó có thể được truy cập ngay cả trong trường hợp xảy ra thảm họa. Người dùng không thể truy cập các tài liệu đã quét được tải lên hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp mà không có mật khẩu. Vì vậy, điều kiện trước tiên để có tài liệu số là DN phải thực hiện scan các tài liệu giấy cần thiết chuyển sang tài liệu số và có phần mềm phân tách, phân loại, tìm kiếm loại công việc, nội dung, từ khoá… nhanh, chính xác và hiệu quả.
(3) Tối ưu quy trình kinh doanh
Nhân viên sẽ tải các tài liệu gốc lên phần mềm mà doanh nghiệp sử dụng và tài liệu sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống lưu trữ tài liệu trực tuyến. Thông qua tài khoản người dùng được cấp, nhân viên có thể tra cứu tài liệu một cách thuận tiện chỉ với từ khóa và một cú click chuột. Bằng cách này, doanh nghiệp đã bước đầu tự động hóa quy trình làm việc của mình, dễ dàng lưu trữ tài liệu không cần giấy tờ và chia sẻ tài liệu an toàn, bảo mật, nhanh chóng thông qua môi trường internet trong cùng một nền tảng.
(4) Quản lý sử dụng hiệu quả các máy in, máy photocopy, máy scan…
Nếu không quản lý máy in, máy photocopy thì chúng vẫn sẽ tiếp tục được sử dụng bừa bãi, lãng phí.
Theo thống kê của Tập đoàn IDC, ở Mỹ trung bình một nhân viên dùng hết 10.000 tờ giấy/năm (tương đương 80$). 70% trong số 10.000 tờ giấy đó được bỏ thùng rác sau khoảng 3 tháng. Trước khi chuyển đổi số, hàng năm các công ty tại Mỹ mất 120 tỷ USD cho chi phí văn phòng phẩm, tạo ra nhiều tấn rác thải ảnh hưởng xấu đến môi trường. Ở Việt Nam nếu quản trị khoa học, các tổ chức và DN đều có thể tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể. Chuyển sang văn phòng không giấy - văn phòng số đòi hỏi chủ thể quản trị phải có sự kiểm soát, đánh giá, điều chỉnh, cải tiến, hoàn thiện thường xuyên. Tránh thái độ bằng lòng quá sớm hoặc làm nửa vời, chỉ đạt được kết quả để có thành tích báo cáo.
(5) Đầu tư, lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu điện tử phù hợp, hiệu quả
DN cần có hạ tầng công nghệ chuẩn và phần mềm phù hợp để số hoá công việc văn phòng và các hoạt động liên quan. Hệ thống các DN, tổ chức lớn có thuận lợi là có thể sử dụng các phần mềm quản trị văn phòng số chung, nhiều DN khác phải tự đầu tư, chọn mua/trả phí các phần mềm từ các DN cung cấp dịch vụ này có uy tín, chất lượng, độ tin cậy cao và có thể kết nối, tích hợp được với các phần mềm quản trị hệ thống kinh doanh của DN (CRM, ERP…). Đây là một công việc khá phức tạp, cần có sự tìm hiểu, tư vấn kỹ trước khi quyết định. Sự chuyển đổi sang mô hình văn phòng điện tử sẽ thành công thực sự và bền vững khi nó trở thành môi trường, chuẩn mực, thói quen, văn hoá làm việc của DN với phương châm “lấy khách hàng/người dân làm trung tâm”.